Débits préautorisés

Guide de consommateurs: Paiement par débit préautorisé

Guide pour les entreprises sur le pouvoir du débit préautorisé

FAQ pour les Payeurs : Payer par débit préautorisé

FAQ pour les Bénéficiaires : Facturer par débit préautorisé

Questions générales au sujet des DPA

Changements pour les bénéficiaires

Traitement des DPA

 

Comment puis-je annuler un accord de DPA?

Toute demande d’annulation d’Accord de DPA doit être envoyée directement à l’émetteur de factures avec lequel vous avez établi l’Accord, pas à l’ACP. L’ACP ne peut pas annuler un accord de DPA, puisqu’il s’agit d’un contrat entre vous et le bénéficiaire.

La procédure pour annuler un DPA devrait être définie dans l'Accord de DPA du payeur (l’accord dans lequel vous avez autorisé le bénéficiaire à débiter votre compte). S’il n’y a pas de méthode claire pour l’annulation de l’accord, il est conseillé d’avertir le bénéficiaire par écrit et d’en conserver une copie. Vous pouvez utiliser le Spécimen d’avis d’annulation qui se trouve dans la Règle H1 à cette fin, mais vous n’êtes pas tenus de le faire. Si l’accord de DPA ne précise pas la procédure d’annulation, vous pouvez demander l’avis de votre institution financière quant à la manière d’annuler le DPA. Cela dit, ceci devrait être en dernier recours. Votre institution financière pourrait ne pas être en mesure de vous aider à annuler votre accord de DPA puisqu’il s’agit d’un contrat entre vous et le bénéficiaire.

Une fois que le DPA a été annulé avec le bénéficiaire, vérifiez vos relevés de compte pour confirmer que les retraits ont bien cessé. Si les DPA continuent d’être débités de votre compte, contactez le bénéficiaire et demandez pourquoi. Si vous n’êtes pas satisfaits de la réponse que vous obtenez du bénéficiaire, vous pouvez exercer le recours de demande de remboursement auprès de votre institution financière.

Il est important de noter que l’annulation d’un Accord de DPA du payeur ou un recours auprès de votre institution financière ne nie pas vos obligations contractuelles envers le bénéficiaire. En annulant votre accord de DPA, vous ne faites qu’avertir le bénéficiaire que vous ne désirez plus payer par DPA.

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Qu’est-ce qu’un Débit préautorisé (DPA)?

Un débit préautorisé (DPA) est un retrait d’un compte bancaire d’un client, qui a été préautorisé par le détenteur du compte. Les DPA sont enclenchés à la demande du payeur par une institution financière qui a accepté de fournir ce service. Les DPA sont souvent utilisés comme un moyen pratique pour une entreprise d’obtenir un paiement d’un client sur une base récurrente ou pour transférer des fonds sur une base continue (c’est-à-dire, une société mère peut utiliser un DPA de gestion de trésorerie pour retirer des fonds du compte d’une de ses filiales). Les frais récurrents portés à une carte de crédit ne sont pas considérés comme étant des DPA, donc ils ne sont pas couverts par la Règle H1.

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Comment fonctionnent les DPA?

Vous (le payeur) prenez des dispositions pour des paiements par DPA directement avec l’émetteur de factures (le bénéficiaire), ou, dans le cas d’un DPA de transfert de fonds, directement avec l’institution financière (IF) détenant le compte dans lequel vous voulez virer des fonds. Vous et le bénéficiaire établissez un accord dans lequel vous autorisez les retraits, soit par le biais d’un formulaire écrit que vous signez, ou par un moyen de communication électronique, comme un site Web ou par téléphone. L’accord doit préciser le montant du DPA s’il est fixe ou indiquer que le montant variera. Il doit aussi spécifier la date, la fréquence ou l’événement qui résultera en un DPA, ainsi que le compte d’où les fonds seront retirés. Il devrait aussi indiquer la procédure permettant d’annuler le DPA et préciser les coordonnées de l’émetteur de factures (À compter du 28 février 2010, les renseignements sur la procédure d’annulation et les coordonnées de l’émetteur de factures seront obligatoires pour tous les nouveaux Accords de DPA du payeur.)

L’émetteur de factures peut vous demander un spécimen de chèque pour vérifier les détails de votre compte et le numéro de transit de votre succursale; en l’occurrence, écrivez « NUL », à l’encre, sur la face du chèque et ne le signez pas. Il est bon de conserver une copie du formulaire d’autorisation, ou de la confirmation écrite que vous recevrez de l’émetteur de factures en cas d’un accord conclu par voie électronique (téléphone ou Internet), et de consulter périodiquement votre relevé de compte ou votre livret de compte pour vérifier que les retraits sont effectués selon vos instructions.

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Quelle est la différence entre un DPA personnel, un DPA de transfert de fonds, un DPA d’entreprise et un DPA de gestion de trésorerie?

Les DPA personnels sont utilisés par les consommateurs pour payer des entreprises ou autres organismes pour des biens ou services.

Les DPA de transfert de fonds, d’autre part, sont utilisés pour déplacer de l’argent entre des comptes détenus par la même personne à différentes institutions financières membres. Des exemples fréquents incluent des versements à des comptes de placement, des fonds communs de placement, et des régimes enregistrés d’épargne.

Les DPA d’entreprise sont utilisés pour payer des biens ou services liés à une entreprise ou activité commerciale du payeur. Par exemple, des paiements entre franchisés et franchiseurs, distributeurs et fournisseurs ou marchands et fabricants.

Les DPA de gestion de trésorerie sont utilisés pour consolider ou repositionner des fonds entre des comptes détenus par la même entreprise ou des entreprises étroitement liées dans différentes institutions financières. Par exemple, une société mère peut utiliser un DPA de gestion de trésorerie pour tirer des fonds sur un compte de sa filiale.

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Si le montant ou la périodicité d’un DPA varient, comment serai-je avisé du montant qui sera porté à mon compte et la date à laquelle il sera retiré?

L’émetteur de factures doit vous remettre un avis de la périodicité de retrait et du montant à porter au débit de votre compte :

  • Si le montant du DPA varie (par exemple, le solde mensuel de votre facture d’électricité), l’émetteur de factures doit vous remettre un avis du montant à porter au débit de votre compte au moins 10 jours avant le retrait des fonds, à moins que vous n’ayez accepté de renoncer au préavis ou de l’abréger, ou encore que vous ne demandiez précisément à l’émetteur de factures de faire le changement.
  • Si les DPA ne sont pas effectués selon un horaire régulier et que l’événement ou le critère qui déclencherait un DPA n’est pas défini dans votre accord avec l’émetteur de factures, vous devez autoriser chacun des retraits de votre compte. Une fois l’accord sous-jacent signé, une autorisation supplémentaire peut être accordée en utilisant, par exemple, un mot de passe ou un code secret.

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S’il n’y a pas suffisamment de fonds dans mon compte pour couvrir un DPA et qu’il est retourné pour insuffisance de provisions, est-ce que le bénéficiaire peut tenter de débiter mon compte à nouveau? Peut-il appliquer des frais pour insuffisance de provisions au débit suivant?

En vertu des dispositions de la Règle H1, si un DPA est retourné pour insuffisance de provisions, l’émetteur de factures peut présenter l’item de paiement de nouveau seulement une fois, et ceci doit être effectué dans les 30 jours suivant la transaction d’origine. Si l’émetteur de factures décide de présenter de nouveau un DPA retourné pour insuffisance de provisions, le DPA doit être du même montant que le DPA initial (c’est-à-dire qu’il ne peut pas inclure des frais de service facturés par l’émetteur de factures).

Cependant, si l’Accord de DPA du payeur permet les DPA à montant variable, le bénéficiaire peut ajouter des frais d’insuffisance de provisions au solde lorsque le prochain DPA est débité du compte du payeur, pourvu que les dispositions de préavis soient satisfaites.

Prenons par exemple un Accord de DPA du payeur qui permet des DPA à montant variable le 15e jour de chaque mois; si le 15 janvier, un DPA de 100,00$ a été retourné pour insuffisance de provisions, le bénéficiaire aurait le droit de débiter le compte le 15 février pour 200,00$ ainsi que des frais pour insuffisance de provisions (c’est-à-dire, le solde ainsi que les frais pour insuffisance de provisions). D’un autre côté, si l’Accord de DPA du payeur permet les DPA à montant fixe à intervalle fixe (le 15 de chaque mois), le seul recours du bénéficiaire par le biais du système de compensation serait de présenter le DPA de nouveau (sans frais pour insuffisance de provisions) une fois seulement (c’est-à-dire 100,00$ dans l’exemple ci-haut) dans un délai de 30 jours.

Si le bénéficiaire émet des DPA qui ne sont pas conformes à l’accord de DPA, le payeur devrait d’abord contacter le bénéficiaire pour régler la question. La Règle H1 de l’ACP spécifie que si le payeur ne réussit pas à régler la question avec le bénéficiaire, le payeur peut demander à son institution financière de renverser la transaction et retourner les fonds dans son compte. Pour les DPA personnels, le payeur dispose de 90 jours à compter de la date du retrait pour signaler le problème à son institution financière et demander un remboursement tandis qu’il s’agit de 10 jours pour les DPA d’entreprise. Une fois que le payeur a fourni une raison pour la demande de remboursement, les fonds seront restitués dans son compte. Veuillez noter que la Règle H1 ne s’applique seulement qu’aux DPA en tant que méthode de paiement. Le remboursement n’annule pas ou n’affecte pas toute obligation financière entre les parties pour des biens ou services obtenus.

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Si un DPA non autorisé ou erroné a provoqué la mise à découvert de mon compte, serai-je remboursé des frais pour provisions insuffisantes?

Le mandat de l’ACP ne touche pas les frais de service que peuvent exiger les institutions financières, si bien qu’il n’en est pas question dans la Règle H1 de l’ACP. Vous devrez en discuter avec votre institution financière.

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Qu’arrive-t-il si un DPA est passé à mon compte par erreur?

Vous devriez informer immédiatement l’émetteur de factures si un retrait de votre compte n’est pas conforme aux conditions de l’accord que vous avez signé (p. ex., montant différent ou date différente), ou si un DPA est porté à votre compte après que vous ayez annulé l’accord.

Si vous ne parvenez pas à régler le problème avec l’émetteur de factures, ou si le DPA a été initié par un émetteur de factures avec qui vous n’avez convenu aucun accord, vous pouvez, en respectant les délais mentionnés ci
-dessous, demander à votre institution financière de renverser l’opération et de remettre les fonds dans votre compte. (Cette disposition peut ne pas s’appliquer si vous transférez des fonds dans un compte dont vous êtes titulaire chez une autre institution financière membre de l’ACP. Informez-vous auprès de l’institution financière qui recevra les fonds, ou vérifiez l’accord que vous signez.)

  • Pour les DPA personnels, vous disposez de 90 jours à partir de la date à laquelle le DPA a été porté à votre compte pour aviser votre institution financière du problème et faire une demande de remboursement. Une fois que vous aurez fourni la raison de votre demande, les fonds seront restitués à votre compte.
  • Pour les DPA d’entreprise, s’il n’y a pas de contrat entre votre entreprise et l’émetteur de factures, vous disposez de 90 jours à partir de la date à laquelle le débit a été porté à votre compte pour aviser votre institution financière du problème et demander un remboursement. Toute autre divergence (p. ex., un montant inexact) doit être signalée à votre institution financière dans un délai de 10 jours ouvrables.
  • Si une entreprise utilise les DPA pour gérer ses liquidités (p. ex., pour retirer des fonds du compte d’une entreprise associée ou d’une filiale), l’institution financière du payeur ne renversera un DPA que s’il n’y a aucun accord entre les deux entités et que l’institution financière en a été avisée dans les 90 jours suivant le DPA.

Il est important de noter que le remboursement ne s’applique seulement qu’au paiement lui-même; cela n’annule ou n’affecte pas toute obligation financière entre les parties pour des biens ou services obtenus.

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Est-ce qu'un émetteur de facture peut changer le montant d'un accord de DPA?

S'il s'agit d'un accord de DPA à montant fixe, aucune autorisation n'est requise pour quelconque modification au montant du DPA si un préavis est fourni par écrit au moins 10 jours avant toute modification au montant du DPA.

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Qu’arrive-t-il si je veux changer le compte sur lequel les DPA sont tirés?

Vous devriez prévenir immédiatement l’émetteur de factures ou votre institution financière dans le cas d’un DPA de transfert de fonds s’il y a un changement au niveau des renseignements concernant votre compte (p.ex., numéro de compte, genre de compte, institution financière). Autrement, le DPA pourrait continuer d’être envoyé au compte d’origine.

Si l’on vous demande un chèque vierge pour vérifier les détails du nouveau compte, n’oubliez pas d’écrire « NUL », à l’encre, sur la face du chèque, et ne le signez pas.

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FAQ pour les Bénéficiaires : Facturer par débit préautorisé

Questions générales au sujet des DPA

Qu’est-ce qu’un Débit préautorisé (DPA)?

Un débit préautorisé (DPA) est un retrait d’un compte bancaire d’un client, qui a été préautorisé par le détenteur du compte. Les DPA sont enclenchés à la demande du payeur par une institution financière qui a accepté de fournir ce service. Les DPA sont souvent utilisés comme un moyen pratique pour une entreprise d’obtenir un paiement d’un client sur une base récurrente ou pour transférer des fonds sur une base continue (c’est-à-dire, une société mère peut utiliser un DPA de gestion de trésorerie pour retirer des fonds du compte d’une de ses filiales). Les frais récurrents portés à une carte de crédit ne sont pas considérés comme étant des DPA, donc ils ne sont pas couverts par la Règle H1.

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Quelle est la différence entre un DPA personnel, un DPA de transfert de fonds, un DPA d’entreprise et un DPA de gestion de trésorerie?

Les DPA personnels sont utilisés par les consommateurs pour payer des entreprises ou autres organismes pour des biens ou services.

Les DPA de transfert de fonds, de l’autre côté, sont utilisés pour déplacer de l’argent entre des comptes détenus par la même personne à différentes institutions financières membres. Des exemples fréquents incluent des versements à des comptes de placement, des fonds communs de placement, et des régimes enregistrés d’épargne.

Les DPA d’entreprise sont utilisés pour payer des biens ou services liés à une entreprise ou activité commerciale du payeur. Par exemple, des paiements entre franchisés et franchiseurs, distributeurs et fournisseurs ou marchands et fabricants.

Les DPA de gestion de trésorerie sont utilisés pour consolider ou repositionner des fonds entre des comptes détenus par la même entreprise ou des entreprises étroitement liées dans différentes institutions financières. Par exemple, une société mère peut utiliser un DPA de gestion de trésorerie pour tirer des fonds sur un compte de sa filiale.

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Je veux offrir à mes clients l’option de payer par débit préautorisé (DPA). Par où dois-je commencer?

D’abord, vous devriez déterminer si votre institution financière offre ce service aux émetteurs de factures. Si oui, avant d’offrir les DPA en tant que méthode de paiement à vos clients, vous devez signer un accord contractuel (appelé « Lettre d’engagement du bénéficiaire » dans la Règle H1) avec l’institution financière (IF) qui traitera les DPA en votre nom. Dans ce contrat vous convenez de respecter les termes de la Règle H1 et autres Règles de l’ACP telles qu’elles s’appliquent aux débits préautorisés.

Avant d’enclencher tout débit préautorisé, vous devez obtenir l’autorisation du détenteur du compte (le Payeur), et ceci doit être fait en utilisant un formulaire ou un procédé qui a été approuvé par votre IF. Cette autorisation est appelée « Accord de DPA du payeur » dans la Règle H1. Votre IF peut décider de vous fournir un modèle qui rencontre les exigences énoncées dans la Règle H1. Tout écart par rapport à un modèle fourni par votre FI nécessite la validation de votre IF.

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Changements pour les bénéficiaires

J’émets déjà des DPA. Est-ce que les changements affectent mes arrangements avec ma banque?

Lorsque votre institution financière (IF) a accepté d’émettre des DPA en votre nom, vous êtes entrés dans un accord contractuel (appelé « Lettre d’engagement du bénéficiaire » dans la Règle H1) avec l’institution financière, dans lequel vous avez convenu de respecter les termes de la Règle H1 et autres Règles de l’ACP telles qu’elles s’appliquent aux débits préautorisés.

En raison des nouvelles exigences, les IF travailleront avec leurs clients bénéficiaires afin d’assurer que toutes les Lettres d’engagement du bénéficiaire soient mises à jour avant le 28 février 2010. La manière dont les Lettres d’engagement du bénéficiaire seront mises à jour est à la discrétion de chaque institution financière.

Vous devrez aussi vous assurer que tout Accord de DPA du payeur signé le ou après le 28 février 2010 contient les nouvelles exigences obligatoires.

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Quels sont les nouvelles exigences obligatoires pour les Accords de DPA du payeur?

Vous devez vous assurer que tout Accord de DPA du payeur signé le ou après le 28 février 2010 contient les nouvelles exigences obligatoires. Les Accords de DPA du payeur signés par vos clients avant cette date n’ont pas à être mis à jour, c’est-à-dire qu’ils sont protégés par des droits acquis).

À NOTER : Des spécimens d’Accord de DPA du payeur se trouvent à l’Annexe II de la Règle H1 de l’ACP. Les nouvelles exigences comprennent :

  • Un énoncé donnant au bénéficiaire l’autorisation de débiter un compte spécifique;
  • Le montant et la périodicité (Si le montant ou la périodicité est variable, l’Accord de DPA doit l’indiquer, et d’autres exigences s’appliquent. Voir les sections 14, 15 (accords papier) et 16 (accords électroniques) de la Règle H1 pour plus de détails);
  • La catégorie de DPA (p.ex., d’entreprise, personnel ou de transfert de fonds);
  • La date de l’accord, et, pour les accords papier, la signature du payeur;

Un énoncé indiquant que le payeur peut annuler l’Accord de DPA n’importe quand, moyennant le préavis minimal précisé. La méthode d’annulation devrait être clairement identifiée dans l’Accord de DPA du payeur. Le préavis requis pour l’annulation du DPA avant le traitement du DPA suivant devrait être fondé sur les contraintes opérationnelles; il ne peut dépasser 30 jours et devrait être plus court dans la plupart des cas;
NOTE : L’annulation de l’Accord de DPA ne change rien aux obligations qui existent entre un payeur et un bénéficiaire en vertu d’un contrat plus vaste pour des biens ou services. Par exemple, le payeur qui a signé un bail d’un an et est convenu au départ d’effectuer des paiements mensuels par DPA peut annuler l’Accord de DPA n’importe quand, mais il doit prendre des dispositions avec le bénéficiaire pour une autre forme de paiement pour s’acquitter des obligations que lui impose le bail.

  • Un énoncé informant les payeurs qu’ils peuvent obtenir un spécimen de formulaire d’annulation, ou d’autres renseignements sur leur droit d’annuler un accord de DPA, en s’adressant à leur institution financière ou visitant le site Web de l’ACP (www.cdnpay.ca);
  • Les coordonnées du bénéficiaire que le payeur peut utiliser pour poser des questions, obtenir de l’information ou faire valoir un recours en cas d’erreur ou de DPA mal autorisé;
  • Un énoncé type au sujet des recours dont dispose le payeur :

« Vous avez [J’ai/Nous avons, selon le contexte] certains droits de recours s’il arrive qu’un débit n’est pas conforme au présent accord. Par exemple, vous avez [j’ai/nous avons] le droit de recevoir le remboursement de tout DPA qui n’est pas autorisé ou n’est pas conforme aux conditions du présent Accord de DPA. Pour obtenir plus d’information sur vos [mes/nos] droits de recours, [je peux/nous pouvons] communiquer avec votre [mon/notre] institution financière ou visiter www.cdnpay.ca. »

D’autres exigences s’appliquent pour les DPA variables, les DPA sporadiques et dans les cas où le bénéficiaire demande l’accord du payeur pour abréger la période standard de préavis, ou y renoncer, dans certaines circonstances, tel qu’indiqué dans la Règle H1.

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Est-ce que je dois faire signer de nouveaux accords de DPA par mes clients actuels?

Non, les Accords de DPA du payeur en vigueur avant le 28 février 2010 sont protégés et demeurent valides. Cependant, si le bénéficiaire et/ou le payeur désirent modifier les conditions d’un accord existant après le 28 février 2010, l’Accord révisé de DPA du payeur devra être conforme aux nouvelles exigences.

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Quelles sont les exigences pour établir les Accords de DPA du payeur par voie électronique?

Le bénéficiaire doit d’abord vérifier que son institution financière offre à ses clients bénéficiaires l’option d’enclencher des DPA basés sur des Accords de DPA du payeur électroniques. En l’occurrence, le bénéficiaire doit utiliser un processus « commercialement raisonnable » pour faire confirmer l’identité, les informations personnelles et/ou bancaires du payeur lorsqu’il établit un Accord de DPA du payeur par un moyen électronique, comme Internet ou le téléphone. Certaines indications utiles à ce sujet se trouvent dans la définition de « commercialement raisonnable » à l’article 5 (e) de la Règle H1.

Les institutions financières peuvent fournir aux bénéficiaires des lignes directrices ou des modèles qu’ils peuvent utiliser pour établir des accords électroniques. Si le bénéficiaire décide de s’écarter de ces lignes directrices, le processus voulu doit être révisé par son institution financière membre avant la mise en œuvre pour confirmer qu’il est satisfaisant et qu’il rencontre les exigences de la Règle H1. Les formulaires et/ou processus électroniques utilisés pour un Accord de DPA du payeur doit comprendre tout les éléments obligatoires indiqués dans l'annexe II de la Règle H1.

Le bénéficiaire doit envoyer à chaque payeur une confirmation écrite des conditions de l’Accord électronique de DPA du payeur avant d’enclencher le premier DPA. La confirmation doit comprendre tous les éléments d’information obligatoires que fixe l'annexe IV de la Règle H1.

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Comment puis-je obtenir la confirmation que mes Accords de DPA du payeur satisfont aux nouvelles exigences?

Les Accords de DPA du payeur signés avant le 28 février 2010 n’ont pas à être mis à jour (c’est-à-dire qu’ils sont protégés). Bien que les éléments obligatoires de l’Accord de DPA du payeur ne soient pas requis avant cette date, les émetteurs de factures sont encouragés à commencer à incorporer les éléments obligatoires dans leurs Accords de DPA du payeur dès que possible. L’institution financière de l’émetteur de factures peut choisir de fournir un modèle que le bénéficiaire peut utiliser, qui contient les éléments obligatoires. Si le bénéficiaire décide d’utiliser un accord qui diffère du modèle, un spécimen doit être approuvé par son institution financière pour confirmer qu’il rencontre les exigences de la Règle H1.

Si un Payeur souhaite établir un Accord de DPA du payeur par le biais d’un processus électronique, comme par Internet ou par téléphone, les formulaires électroniques et/ou détails des procédés proposés, incluant le procédé utilisé pour vérifier l’identité du payeur, doivent aussi être fournis à l’institution financière du bénéficiaire pour révision et approbation avant leur mise en œuvre.

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Quelles sont les nouvelles exigences pour les bénéficiaires, outre les Accords de DPA du payeur?

  • Des nouvelles exigences qui s’appliquent lorsque le nom d’un bénéficiaire change ou lorsqu’un bénéficiaire souhaite transférer ou assigner un DPA à un autre parti ont été ajoutées;
  • Les bénéficiaires doivent agir sur les Avis de changements qu’ils reçoivent de leur institution financière (IF). Les IF envoient ces avis aux émetteurs de factures (bénéficiaires) pour les informer au sujet de changements au numéro de compte bancaire ou de transit d’un payeur;
  • Les DPA enclenchés par les entreprises bénéficiaires doivent être en format électronique; et
  • Toute présentation à nouveau d’un DPA pour insuffisance de provision doit être pour le même montant que le DPA d’origine.

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Y a-t-il des changements aux modalités de recours du payeur sous la Règle H1?

Omettre de fournir une Confirmation écrite d’un DPA électronique, tel que décrit ci-haut, ou ne pas respecter la période définie pour envoyer la confirmation avant le premier DPA, a été ajoutée en tant que raison pour laquelle un payeur pourrait disputer un DPA. Autrement, les raisons pour lesquelles un payeur pourrait soumettre une demande de remboursement et les délais demeurent les mêmes.

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Si je ne me conforme pas à la nouvelle Règle pour le 28 février 2010, quelles seront les conséquences?

Dans le contrat que vous avez signé avec votre institution financière (c. à d. la Lettre d’engagement), vous vous engagiez à vous conformer à la Règle H1. Si vous ne vous conformez pas à la Règle H1 révisée pour le 28 février 2010, vous vous trouverez à violer votre entente avec l’institution financière (IF) qui vous parraine et vous vous exposerez à des pénalités et/ou peut-être même à un refus de service de votre IF. Si vous ne vous conformez pas à la Règle et que l’ACP est mise au courant de la situation, votre IF sera informée et tenue de faire enquête et de voir à ce que vous vous conformiez. Si le cas ne se règle pas, l’ACP a le pouvoir d’imposer une pénalité maximale de 250 000 $ à votre IF. Selon l’accord contractuel que vous avez avec votre IF, cette amende pourrait vous être imputée et/ou vous pourriez vous exposer à d’autres pénalités ou à un refus de service. En outre, vous pourriez avoir de la difficulté à trouver une autre IF qui acceptera de vous parrainer pour l’utilisation de DPA. Par ailleurs, si vous ne vous conformez pas aux nouvelles exigences, vous pourriez courir un plus grand risque de voir vos payeurs réclamer un remboursement.

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Est-ce que les dispositions obligatoires de la Règle H1 s’appliquent aux bénéficiaires à l’extérieur du Canada qui enclenchent des DPA tirés sur des comptes bancaires au Canada?

Oui, les DPA qui sont tirés sur des comptes bancaires détenus dans des institutions financières membres au Canada sont assujettis aux exigences de la Règle H1 peu importe leur lieu d’origine. En particulier, cela signifie que les bénéficiaires de l’extérieur du Canada qui ont des clients canadiens doivent s’assurer que leurs Accords de DPA du payeur soient conformes avec les nouvelles exigences obligatoires d’ici le 28 février 2010.

De plus, si les bénéficiaires étrangers ont l’intention d’obtenir l’autorisation des payeurs pour les DPA par le biais d’un procédé électronique, ils doivent s’assurer que ce processus rencontre les exigences de la Règle H1 et doivent envoyer une confirmation écrite à chaque payeur au préalable conformément aux exigences de l’article 16 de la Règle H1. Un formulaire modèle énonçant les dispositions obligatoires de la confirmation écrite se trouve à l’annexe IV de la Règle H1.

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Quel procédé devrait suivre un bénéficiaire étranger pour s’assurer que ses Accords de DPA du payeur et procédés d’autorisation soient conformes aux dispositions obligatoires?

Si les bénéficiaires à l’extérieur du Canada ont une relation directe avec une institution financière canadienne, ils devraient soumettre l’Accord de DPA du payeur qu’ils proposent à leur IF. S’ils n’ont pas de relation directe avec une IF canadienne, ils devraient demander à leur IF dans leur pays d’envoyer l’information à leur correspondant bancaire canadien.

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Comment les bénéficiaires peuvent-ils obtenir plus d’information?

Les bénéficiaires peuvent obtenir plus d’information au sujet des changements en visitant le site Web de l’ACP (www.cdnpay.ca) ou en communiquant avec leur institution financière.

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Traitement des DPA

Qu’arrive-t-il si un DPA est passé au compte d’un client par erreur?

Votre client devrait vous aviser immédiatement si tout retrait de son compte de banque n’est pas conforme aux termes de l’Accord de DPA du payeur (p. ex., montant différent ou date différente), ou s’il est traité après l’annulation de l’accord.

Si le client ne réussit pas à régler la question avec l’émetteur de factures, ou si le DPA a été initié par un émetteur de factures avec lequel il n’a pas d’accord, le client peut demander à son institution financière de renverser l’opération et de remettre les fonds dans son compte, en fonction des délais qui suivent. (Cette disposition peut ne pas s’appliquer si le client transfère des fonds dans un compte qu’il détient chez une autre institution financière membre de l’ACP.)

  • Pour les DPA personnels, le payeur dispose de 90 jours à partir de la date à laquelle le DPA a été porté à son compte pour aviser son institution financière du problème et faire une demande de remboursement. Une fois que le client a fourni la raison de sa demande, les fonds seront restitués à son compte.
  • Pour les DPA d’entreprise, s’il n’y a pas de contrat entre l’entreprise et l’émetteur de factures, l’entreprise dispose de 90 jours à partir de la date à laquelle le débit a été porté à son compte pour aviser son institution financière du problème et demander un remboursement. Toute autre divergence (p. ex., un montant inexact) doit être signalée à l’institution financière dans l’espace de 10 jours ouvrables.
  • Si une entreprise utilise les DPA pour gérer ses liquidités (p. ex., pour retirer des fonds du compte d’une entreprise associée ou d’une filiale), l’institution financière du payeur ne renversera un DPA que s’il n’y a aucun accord entre les deux entités et que l’institution financière n’en soit avisée dans les 90 jours qui suivent.

Il est important de noter que le remboursement ne s’applique seulement qu’au paiement lui-même; cela n’annule ou n’affecte pas toute obligation financière entre les parties pour des biens ou services obtenus.

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Est-ce que le bénéficiaire doit toujours faire la distinction entre un DPA personnel ou d’entreprise dans l’Accord de DPA du payeur dans le cas où il étend le délai pour le recours à 90 jours pour ses clients de type entreprise?

Comme la catégorie de DPA est un élément obligatoire tel qu’indiqué à l’annexe II de la Règle H1, elle doit être identifiée dans chaque accord de DPA. (Voir l’annexe II de la Règle H1).

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Est-ce que le type de DPA (personnel ou entreprise) peut être identifié à l’avance par le bénéficiaire? Ou bien c’est le payeur qui doit identifier la nature du contrat sous-jacent auquel s’appliquent les DPA?

Le bénéficiaire peut pré-remplir le champ de la catégorie de DPA. Dans ce cas, le payeur indiquerait son consentement à un tel type de DPA en signant un accord de DPA papier. Dans le cas d’un Accord électronique de DPA du payeur, la catégorie de DPA serait confirmée avec le payeur par le biais du formulaire électronique ou autre processus et serait aussi identifié dans la confirmation écrite.

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Est-ce que je peux masquer le numéro du compte bancaire de mon client lorsque je lui fournis la confirmation écrite dans le cas d’un accord électronique?

Oui, il est acceptable de masquer partiellement ou de tronquer les numéros de compte. L’équilibre idéal serait de fournir suffisamment de renseignements pour que le payeur puisse comprendre les détails du DPA tout en s’assurant que le numéro de compte soit suffisamment masqué pour assurer la sécurité et la confidentialité.

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Que puis-je faire lorsqu’un DPA est retourné pour insuffisance de provisions? Puis-je débiter le compte à nouveau? Puis-je appliquer des frais pour insuffisance de provisions au débit suivant?

Si un DPA est retourné pour insuffisance de provisions, l’émetteur de factures peut présenter l’item de paiement de nouveau seulement une fois, et ceci doit être effectué dans les 30 jours suivant la transaction d’origine. Si l’émetteur de factures décide de présenter de nouveau un DPA retourné pour insuffisance de provisions, le DPA doit être du même montant que le DPA initial (c’est-à-dire qu’il ne peut pas inclure des frais de service facturés pas l’émetteur de factures).

Cependant, si l’Accord de DPA du payeur permet les DPA à montant variable, le bénéficiaire peut ajouter des frais d’insuffisance de provisions au solde lorsque le prochain DPA est débité du compte du payeur, pourvu que les dispositions de préavis soient satisfaites. Prenons par exemple un Accord de DPA du payeur qui permet des DPA à montant variable le 15e jour de chaque mois; si le 15 janvier, un DPA de 100,00$ a été retourné pour insuffisance de provisions, le bénéficiaire aurait le droit de débiter le compte le 15 février pour 200,00$ ainsi que des frais pour insuffisance de provisions (c’est-à-dire, le solde ainsi que les frais pour insuffisance de provisions). D’un autre côté, si l’Accord de DPA du payeur permet les DPA à montant fixe à intervalle fixe (le 15 de chaque mois), le seul recours du bénéficiaire par le biais du système de compensation serait de présenter le DPA de nouveau (sans frais pour insuffisance de provisions) une fois seulement (c’est-à-dire 100,00$ dans l’exemple ci-haut) dans un délai de 30 jours.

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Est-ce que l’élément obligatoire du « montant » sur l’Accord de DPA du payeur peut indiquer que le montant du DPA peut varier d’un mois à l’autre, en fonction du montant dû sur le relevé de compte le plus récent? Est-ce que le préavis d’un DPA de montant variable est requis dans ce cas-ci?

Oui, l’Accord de DPA du payeur rencontrerait l’exigence obligatoire du « montant » en indiquant qu’il varierait d’un mois à l’autre. Un préavis est requis sauf si le payeur a accepté de renoncer à ceux-ci dans l’Accord de DPA du payeur.

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Combien de temps de préavis est requis pour que le bénéficiaire puisse annuler un accord de DPA?

L’intention de la Règle est que la période maximal de préavis qu’un bénéficiaire peut imposer dans son Accord de DPA du payeur est de 30 jours civils. Cette période de préavis devrait être fondée sur des contraintes opérationnelles et devrait être moins de 30 jours civils dans la plupart des cas. En pratique, un bénéficiaire peut spécifier la période de préavis en jours ouvrables (p.ex., cinq jours ouvrables), en autant que cette période soit à l’intérieur de 30 jours civils. (Voir l’article 27 de la Règle H1).

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Pouvez-vous élaborer sur les exigences lorsqu’un tiers fournisseur de services est responsable pour le traitement des débits?

L’intention de la Règle est d’assurer que le payeur sait qui débite son compte (c’est-à-dire, que le payeur puisse reconnaître le nom qui apparaît sur son relevé bancaire). Donc, si le nom du fournisseur de service apparaîtrait sur les relevés de compte en tant qu’émetteur du DPA, le bénéficiaire devrait déclarer ces arrangements dans l’Accord de DPA du payeur. L’intention n’est pas que le bénéficiaire doive divulguer toutes les ententes dans lesquelles il prend part, lorsqu’il n’y a pas d’impact pour le payeur. (Voir les Éléments supplémentaires à l’annexe II de la Règle H1.)

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Si le Payeur soumet une demande pour changer les informations de son compte bancaire, est-ce qu’un nouvel accord de DPA complet est requis? Peut-il y avoir une section dans l’Accord de DPA du payeur qui est spécifique pour les changements dans l’accord de DPA existant??

Le numéro de compte sur lequel un DPA est tiré est un élément obligatoire de l’Accord de DPA du payeur. Si le numéro de compte change, le bénéficiaire doit avoir l’autorisation du payeur pour effectuer ce changement à l’accord1. Cette autorisation peut être obtenue soit en établissant un nouvel accord avec le payeur ou en obtenant des directives par le payeur de changer le numéro de compte. Comme ces directives seraient un changement à l’Accord de DPA d’origine, le bénéficiaire devrait en conserver une copie avec l’Accord de DPA d’origine pendant que l’Accord de DPA modifié est en vigueur et pour au moins un an après avoir retiré le dernier DPA auquel il s’applique, conformément à l’article 18 (a) de la Règle H1.

1. Les changements au numéro de compte peuvent aussi être communiqués au bénéficiaire par le biais d’un avis de changement. Les avis de changement sont utilisés par l’institution financière du payeur pour transmettre des changements liés à l’information d’acheminement à l’institution financière du bénéficiaire, pour que ce dernier puisse mettre ses dossiers à jour. Les bénéficiaires doivent effectuer les changements lorsqu’ils reçoivent un avis de changement; aucune autre autorisation n’est requise.

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Si nous avons un client avec un accord de DPA existant pour un certain bien et/ou service, est-ce que les frais pour un nouveau bien et/ou service peuvent être ajoutés à l’Accord existant?

Il est permis de rajuster le montant d’un Accord de DPA existant, dans la mesure où il satisfait aux exigences de préavis et de piste de vérification.

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